Die Krankmeldung wird digital.
Was ändert sich für den Arbeitgeber (AG)?
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Das Team von novotec begleitet uns als Unternehmen seit mehr als 10 Jahren- beständig, kompetent, umfänglich. Ich habe immer das Gefühl, dort fair und zielorientiert beraten zu werden. Sehr responsive und absolut verlässlich. Ich glaube, wir machen noch mindestens 10 weitere Jahre gemeinsam. Kann diesen „Kümmerern“ nur jedem wärmsten ans Herz legen.
Ulrich Schnoor
Liquid CONcept GmbH
Ab Januar 2023 sind AG verpflichtet, Bescheinigungen der Arbeitsunfähigkeit digital von den Krankenkassen abzurufen.
Die Arztpraxen übermitteln eAU an die zuständige Krankenkasse. Diese stellen die entsprechenden Arbeitsunfähigkeitsdaten in der Telematikinfrastruktur elektronisch zur Verfügung. Nachdem der AG vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin über die Krankmeldung informiert wurde, ruft er die Daten bei der zuständigen Krankenkasse ab.
Die Krankenkasse hält folgende Informationen bereit:
Durch den Wegfall des gelben Zettels müssen Unternehmen die Grundlage schaffen, die Informationen über Krankmeldungen zeitnah zu erhalten. Im Idealfall erreicht die eAU die Buchhaltung in elektronischer Form. Nur der Ordnung halber sei an dieser Stelle erwähnt, dass die Schnittstelle für eine DSGVO konforme Datenübertragung zwischen Arbeitgebende und Krankenkasse ausgelegt sein muss.
timeCard AU ist die Schnittstelle für elektronische Übermittlung der AU.
Ergänzen Sie Ihre Arbeitszeiterfassung um eine sinnvolle eAU und rufen automatisiert die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen Ihrer gesetzlich versicherten Mitarbeiter bei den zuständigen Krankenkassen ab. Mit timeCard AU erhalten Sie zeitnah Rückmeldungen zu den Arbeitsunfähigkeiten in Ihrem täglich genutzten timeCard System.
Die Abteilung für die Lohnbuchhaltung muss die e-AU rechtzeitig abrufen, da die Krankenkassen die Daten nicht automatisch zur Verfügung stellen. In der Regel können Sie die Daten ab dem vierten Krankheitstag abrufen. Es ist empfehlenswert, diese einige Tage vor der Lohnabrechnung zu sichern, um eine reibungslose Abrechnung zu gewährleisten.
Für das Verfahren der (eAU) elektronischen Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung gelten folgende Ausnahmen.
Die Arbeitsunfähigkeiten für diese Mitarbeiter können Sie manuell verwalten und hinterlegen. Wann z.B. eine Krankmeldung vorliegen muss, können Sie mit individuellen Einstellungen, in automatisierten Abfragen gestalten.
Für den Arbeitnehmer gibt es kaum Änderungen. Mitarbeitende teilen Ihren Arbeitgebern mit, dass eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt. Sie sind nicht mehr verpflichtet einen „Gelben Schein“ abzugeben bzw. bekommen diesen auch nicht mehr von Ihrem Arzt ausgestellt. Die Praxis stellt auf Wunsch des Mitarbeitenden eine Bescheinigung in Papierform aus, lediglich für die Unterlagen des gesetzlich Versicherten.
Patienten, die privat versichert sind, legen ihre AU in Papierform dem Arbeitgebenden vor. Die Daten der Bescheinigung übernehmen Sie manuell in Ihre digitale Zeiterfassung.
Die gesetzliche Krankenkasse stellt eine DSGVO-konforme Schnittstelle sowohl für Ärzte als auch für Unternehmer zur Verfügung. Über diese gesicherte Schnittstelle werden alle relevanten Daten einer AU in Empfang genommen bzw. stehen zum Download bereit.
Mit timeCard AU, der Ergänzung zu timeCard, rufen Sie die Daten bei der Krankenversicherung ab. Die Daten stehen automatisiert in timeCard zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
Nein, die Übermittlung der Krankmeldung an den Arbeitgeber erfolgt bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) nicht automatisch. Der Arbeitgeber muss explizit beantragen, dass er eine Kopie der eAU erhält.
Der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin erhält von der Arztpraxis in der Regel eine Zusammenfassung der eAU-Daten, z.B. den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit. Es liegt dann in der Verantwortung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin, den Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit zu informieren und gegebenenfalls eine Kopie der eAU zur Verfügung zu stellen.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird dem Arbeitgeber in der Regel auf elektronischem Wege übermittelt. Der Arbeitgeber kann die eAU direkt von der Krankenkasse des Arbeitnehmers erhalten oder über einen von der Krankenkasse beauftragten Dienstleister.
Die Übermittlung erfolgt über das maschinelle Meldeverfahren (Meldewesen) der Krankenkassen an die Arbeitgeber, das auch für die Übermittlung anderer Sozialversicherungsdaten wie z.B. die Anmeldung eines neuen Mitarbeiters oder die Abmeldung eines ausscheidenden Mitarbeiters genutzt wird.
Der Arbeitgeber kann die eAU dann in elektronischer Form speichern und in seinem Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm verarbeiten. Es ist jedoch zu beachten, dass der Arbeitgeber die eAU nur für die Dauer der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall aufbewahren darf und danach vernichten muss.
Es ist wichtig zu betonen, dass der Arbeitgeber nur die für die Entgeltfortzahlung relevanten Daten der eAU erhält, wie z.B. den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit. Weitere medizinische Details werden dem Arbeitgeber nicht übermittelt und unterliegen dem Schutz der ärztlichen Schweigepflicht.
Sie können die digitale Krankschreibung auf verschiedene Weise abrufen, je nachdem welches System Sie nutzen. Hier sind einige mögliche Optionen:
Elektronische Postfächer: Viele Krankenkassen bieten elektronische Postfächer an, in denen Sie als Arbeitgeber die eAU und andere Dokumente abrufen können. Sie müssen sich dafür mit Ihren Zugangsdaten bei der Krankenkasse anmelden und die eAU wird Ihnen dann elektronisch zugestellt.
Arbeitgeberportale: Einige Krankenkassen stellen auch sogenannte Arbeitgeberportale zur Verfügung, über die Sie als Arbeitgeber online auf verschiedene Informationen und Dokumente zugreifen können, darunter auch die eAU.
Zeiterfassungssoftware:Wenn Sie eine Software zur Zeiterfassung verwenden und die AU-Bescheinigungen Ihrer Mitarbeiter automatisch erfassen möchten, können Sie die eAUs darüber abrufen.
Beauftragung eines Dienstleisters: Wenn Sie einen Dienstleister beauftragt haben, der die Abrechnung Ihrer Sozialversicherungsbeiträge übernimmt, kann dieser die eAU für Sie abrufen und Ihnen zur Verfügung stellen.
Bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) erfolgt die Übermittlung durch den Arzt direkt an die Krankenkasse über ein entsprechendes System. Der Arbeitgeber erhält dabei nur die für die Entgeltfortzahlung relevanten Daten der eAU, wie den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit. Weitere medizinische Details werden dem Arbeitgeber nicht übermittelt und unterliegen dem Schutz der ärztlichen Schweigepflicht.
Bei der digitalen AU-Bescheinigung erfolgt die Übermittlung der Krankmeldung automatisch und digital direkt von der Arztpraxis an die Krankenkasse. Der Patient erhält in diesem Fall nur eine digitale Kopie der eAU. Die Übermittlung der eAU an den Arbeitgeber ist optional und muss von diesem ausdrücklich beantragt werden.
Das ist eine Möglichkeit, um Behördengänge online und ohne Medienbruch abzuwickeln. Mit der neuen elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) können gesetzlich Versicherte ihre Krankmeldung bequem von zu Hause aus online an ihre Kranken-Kasse übermitteln. Die genannte Signatur bietet dabei eine zusätzliche Sicherheitsfunktion, da sie eine zweifelsfreie Identifizierung des Antragstellers gewährleistet und somit Manipulationen oder Missbrauch verhindert. Durch die Verwendung wird die Übermittlung der eAU noch schneller und unkomplizierter.
Der elektronische Heilberufsausweis, auch eHBA genannt, ist ein neues digitales Instrument im Gesundheitswesen. Er ermöglicht es Ärzten, Psychotherapeuten und anderen Angehörigen der Gesundheitsberufe, sich sicher im Rahmen der elektronischen Patientenakte (ePA) auszuweisen. Der elektronische Heilberufsausweis ist eine Art elektronischer Ausweis, der den physischen Ausweis ersetzt und in Kombination mit der elektronischen Gesundheitskarte verwendet wird. Mit dem E-Heilberufsausweis können Ärzte und andere medizinische Fachkräfte ihre Identität online nachweisen und damit auf vertrauliche medizinische Daten zugreifen. Der elektronische Heilberufsausweis ist ein wichtiger Baustein der elektronischen Gesundheitsversorgung und ein zentraler Bestandteil der elektronischen AU (eAU).
Die Abkürzung „KBV“ steht für „Kassenärztliche Bundesvereinigung“ und ist im Zusammenhang mit der eAU von Bedeutung. Die Bundesvereinigung hat gemeinsam mit den Krankenkassen die elektronische AU-Bescheinigung (eAU) eingeführt, um den Prozess der AU für Ärzte und Patienten zu vereinfachen. Die Vereinigung ist für die Umsetzung und Einführung der eAU zuständig und hat eine zentrale Rolle bei der Entwicklung und Implementierung der erforderlichen IT-Systeme und technischen Standards für die eAU.
Wir – die IT-Kümmerer.
»Unser Anspruch ist es, dafür zu sorgen, dass bei all unseren Kunden die erforderlichen Daten im richtigen Moment verfügbar sind und sie ihrem Kerngeschäft nachgehen können. Das Versprechen gebe ich Ihnen.«
Martin Osterhof, Gründer und Geschäftsführer der novotec GmbH
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